• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Bildnachweise als JPEG und PDF Dokumente in Checkliste und Berichte intergrieren

 

Anforderungen

Die Aussagen einer Checkliste sollen vom Bearbeiter an jeder beliebigen Stelle mit Dokumenten erklärt werden können. Das nicht nur wegen des Beweiswertes - vor Allem wird damit die Arbeit der Auditoren wesentlich vereinfacht und die Effizienz erhöht: Die durch eine Fotografie getroffene Aussage erfordert verschriftet einen erheblichen Beschreibungsaufwand.

Das Ausfüllen der Checklisten mit dem Smartphone oder Tablet legt nochmal mehr nahe, im Rahmen einer Prüfung eines Tests oder eines Audits digitale Bilder einzufügen, da die mobilen Geräte alle dazu nötigen Voraussetzungen schon in sich tragen.

Idealerweise soll ein Fotodokument unmittelbar im Audit schon an der Stelle eingefügt un dangezeigt werden, auf die es sich bezieht bzw. zu der es gehört und natürlich im Bericht an der betreffenden Stelle enthalten sein.

Verpflichtende Nachweise und freiwilles einfügen im Kontext

Das Document Object Model der Fragebögen ermöglicht die einfache intergation. Dokumente können Fallweise im laufenden Audit an beliebigen Stellen eingefügt werden. Das kann kann verpflichtend oder freiwillig sein.

Ein Beispiel für die verpflichtende Eingabe: Eine beliebigen Frage mit der Nummer, sagen wir: EA11 und dem Inhalt "Ist der Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt" hat die Antworten a) "Ja" und b) "Nein". Die antworten a) und b) sind im Fragebogen mit 1 und 2 codiert. Nur wenn EA11=1, wir die Anschlussfrage EA11.1 "Nachweis einfügen" mit den codewerten "125" für "Ja" und "126" für "Nein" aufgerufen. In der online Eingabemaske wählt der Auditor "Ja" und eine JPEG-Datei von seiner Festplatte. Duch Absenden des Formulars wird die Datei an den Webserver gesendet und unter dem Namen der Checklisten ID, ergänzt mit der Fragenummer und der ausgewählten Antwort gespeichert. Ist in der Checkliste "1.Checkliste.1.98" Frage "EA11.1" mit "Ja" beantwortet, wird die JPEG Datei mit dem Namen "1.Checkliste.1.98EA11.1#p125.JPG" an der betreffenden Stelle der Dateneingabemaske und später in den Bericht eingebunden:

Bei der freiwilligen Einfügung wäre EA11.1 im Fragebogen gar nicht vorhanden sondern würde vom Benuzer als "Task" erst im Audit eingefügt. Das oben beschriebene Verhalten wäre das selbe.