• Informationen strukturiert erfassen, übersetzten und eskalieren. Prozesse und Berichte laufen automatisiert an jedem Ort der Welt und rund um die Uhr.

 

Anforderungen

Vergleichende Informationen sollten unter identischen Bedingungen erfasst werden. Eingesetzte Mittel, Zeitpunkt, beteiligte Personen, kurz: Alle Rahmenbedingungen die das Ergebnis beeinflussen können, müssen entweder standardisiert, oder zuverlässig dokumentiert werden.

Alle Beteiligten müssen exakt den gleichen Fragebogen verwenden. Die Fragebögen müssen ihrerseits vor jeglicher Veränderung geschützt sein und dürfen keine vermeidbaren Interpretationsspielräume, beispielsweise durch Übersetzung enthalten.

Änderungen am Fragebogen dürfen nicht rückwirkend angewendet werden. Der zum Zeitpunkt der Prüfung angewandte Fragebogen ist und bleibt die Basis der Prüfung und muss vor Veränderung geschützt sein.

Daten in Fragebögen dürfen nur vom berechtigten Benutzer erfasst werden. Die Herkunft jedes einzelnen Datums mit Zeitpunkt und Urheber muss immer nachgewiesen werden können. Auditoren dürfen, auch wenn sie im Team arbeiten, nur ihnen zugewiesene Fragebögen, nicht die anderer Anwender bearbeiten.

Der Fragebogen muss immer Wege eröffnen, weitere Informationen einzufügen, auch wenn der Fragebogenautor dies nicht vorgesehen hat. In einer Prüfung darf nie die Situation entstehen, dass auch unvorhergesehene Sachverhalte nicht dokumentiert werden können.

Einfache Lösung:

Standardisierte XML Dokumente können sehr einfach, auch mehrsprachig von einem Webserver verarbeitet werden. Die Dokumente sind weltweit immer auf dem richtigen Stand, jeder Beteiligte ruft seine Dokument jeweils in seiner Landessprache auf, die Dokumente können einfache Logik abbilden und durch die konsequente Trennung von From, Inhalt und Struktur, liefert ein einziges Dokument gleichzeitig die Grundlage der Erfassung und der Auswertung.

Die Programmkombination Linux, Apache, MySQL und PHP als open Source Software-Distribution auf einem Webserver liefert uns für die Verarbeitung der XML Dokumente und die Speicherung der Daten eine leistungsstarke, kostengünstige und robuste Infrastruktur.

Korrekturen und Austausch von Dokumente passieren an einer zentralen Stelle, und alle Anwender sind sofort auf dem aktuellen Stand.

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Das ganze ist nicht einmal besonders aufwändig: Der Einsatz heterogener Mittel, z.B. Office-Lösungen durch notwendige Übertragung der Daten in verschiedene andere System für Bericht, Statistik und Maßnahmenverfolgung dürfte am Ende wesentlich teurer zu stehen kommen, denn die Übertragung von Daten in andere Systeme ist arbeitsintensiv und eine zusätzliche Fehlerquelle.

Ein XML Dokument für alle Anwender

Die Quelle für Erfassung, Auswertung und Schnittstellen ist ein einziges XML Dokument. eXtensible Markup Language ist ein einfaches, sehr flexibles Format, abgeleitet aus dem SGML Standard (ISO 8879).

Das zugrundeliegende XML Schema Definition (XSD) für Fragebögen regelt verbindlich die zulässigen Inhalte und deren Verwendung im Fragebogen für die Erstellung gültiger Fragebögen. Damit wird sichergestellt, dass alle Dokumente von Webserver und Android-Clients verarbeitet werden können.

Die wichtigste Aufgabe des XML Dokumentes ist dabei die des Vermittlers zwischen Eingabemaske, Auswertungstabelle und Datenbank. Der XML Fragebogen liefert die Variablen, unter denen die Daten vom Webserver abgelegt werden. Und natürlich liefert er die Struktur und Inhalte für die Benutzerschittstellen zur Datenerfassung.

Teamfähigkeit

Benutzerrollen, die personale Zuordnung von Fragebögen und die Einräumung von Rechten für ganze Organisationseinheiten oder einzelne Standorte ermöglichen ein differenziertes Rechtekonzept, mit dem Inhalte problemlos geteilt werden können, ohne das die Anwender sich in die Quere kommen.

Benutzer pflegen nur Inhalte, für die sie berechtigt sind. Urheberschaft und Zeitpunkt für jedes einzelne Datum sind in der Datenbank nachweisbar.

Erweiterbarkeit

Auch der ausgeklügelste Fragebogen kann nicht alles vorhersehen. Es muss für die Benutzer deshalb immer die Option geben, Sachverhalte außerhalb der erwarteten Norm zu dokumentieren. Im Fragebogen, mit Bezug auf das betroffene Kriterium. Es sollte nicht der Eindruck entstehen, dass wir Realität dem Schema anpassen.

Feststellungen im Fragebogen erfordern manchmal die Eskalation. Auf das vorliegen einzelner, oder das zusammentreffen mehrerer Feststellungen im Fragebogen muss das System reagieren können.

Fragebögen können vom Benutzer mit eigenen Feststellungen, Kommentaren und Nachweisen oder Prüfungen und Stellungnahmen Dritter, jeweils unter Wahrung der Zugriffsrechte erweitert werden.